Ab 1. Januar 2025 sind bei geschäftlichen Aktivitäten zwischen Unternehmen sogenannte E-Rechnungen vorgeschrieben. Dahinter verbirgt sich ein strukturierter Datensatz, der es ermöglicht, hinterlegte Daten automatisiert zu übermitteln und zu verarbeiten. Konkret regelt das die europäische Norm EU 16931. Wie Krafthand in Ausgabe 13-14/2024 ausführlich berichtet hat, soll dieses Format als verlässliche Datenquelle dienen, um Meldepflichten für die Mehrwertsteuer zu erfüllen und Umsatzsteuerbetrug besser bekämpfen zu können.
Dabei ist es ab Januar 2025 für Betriebe zunächst verpflichtend, E-Rechnungen empfangen zu können. Zwei Jahre später müssen sie zwingend E-Rechnungen auch ausstellen – zumindest, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahrs höher als 800.000 Euro war. Steuerexperte Jan Osterloh sagt: „Da selbst kleinere Werkstätten beispielsweise mit einem Ersatzteillieferanten zusammenarbeiten, der höchstwahrscheinlich deutlich über der 800.000-Euro-Umsatzgrenze liegt, sind nahezu alle Kfz-Unternehmen schon vor der Übergangsfrist von der E-Rechnungspflicht betroffen.“
Er rät Kfz-Betrieben deshalb dazu, sich zeitnah mit ihrem Steuerbüro auszutauschen und zu definieren, welche Maßnahmen innerbetrieblich nötig sind. „Es muss klar beantwortet werden können, wer, wie und wann welche digitalen Voraussetzungen schaffen kann, damit die Umstellung reibungslos gelingt. Denn auch bei den E-Rechnungs-Datensätzen selbst gibt es Unterschiede.“ Unternehmen sollten sich zum Beispiel Gedanken machen, ob sie auf die sogenannte Zugpferdvariante setzen wollen, also auf eine Kombination aus dem reinen Datensatz, der nur digital erfasst und bearbeitet werden kann, und einer lesbaren PDF-Variante. Außerdem entscheidend sei das betriebseigene Dealer-Management-System. Um dort passende Lösungen zu finden, kann ein Update nötig werden.
