Kommunikation mit WhatsApp: Was ist rechtlich zu beachten?

Kommunikation in der Werkstatt mit WhatsApp: Ergibt sich während der Reparatur eine Schadenerweiterung, so kann der Schaden per Smartphone fotografiert oder gefilmt und direkt an die Kunden verschickt werden. Rechts: Steht das Fahrzeug bereit zur Abholung, kann der Kunde ebenfalls benachrichtigt werden. Fotos: Lanzinger

Der Chat-Dienst WhatsApp ist auf zahlreichen Smartphones installiert und kann auch im Werkstattgeschäft gute Dienste leisten. Mit WhatsApp können Kfz-Betriebe ihren Kunden neben Telefon, E-Mail und Facebook einen weiteren Kommunikationskanal anbieten.

Dr. Konstantin Wegner ist Anwalt bei der Kanzlei SKW Schwarz Rechtsanwälte in München und spezialisiert auf Medienrecht. KRAFTHAND hat nachgefragt, was bei der Kommunikation mit WhatsApp in rechtlicher Hinsicht zu beachten ist.

Herr Dr. Wegner, was müssen Kfz-Betriebe grundsätzlich beachten, wenn sie den Chat-Dienst WhatsApp in der Kommunikation mit den Kunden einsetzen?
WhatsApp-Nachrichten ‎sind rechtlich so zu behandeln wie E-Mails, die – wie etwa Werbemailings – unter wettbewerbsrechtlichen Gesichtspunkten Einschränkungen unterliegen. Per WhatsApp können auch Verträge geschlossen und abgeändert werden. WhatsApp-Nachrichten ‎können für Werbung genutzt werden und unterliegen dann den Regeln für Werbe-E-Mails.

In Nachrichten bei WhatsApp können auch Bilder, Videos oder Audiodateien integriert werden, die per Smartphone im Kfz-Betrieb aufgenommen wurden. Bei welchem Personenkreis – beispielsweise Mitarbeiter und Kunden – ist eine spezielle Erlaubnis einzuholen?
Grundsätzlich sollte bei allen erkennbar abgebildeten Personen eine ausdrückliche Einwilligung in die Nutzung der Fotos vorliegen. Es gibt zwar Ausnahmen, wann eine solche Einwilligung entbehrlich ist, aber eine solcher Ausnahmefall dürfte regelmäßig nicht vorliegen. Der Abgebildete muss wissen, für welchen Zweck er fotografiert wird und wie die Aufnahme verwendet wird.

In welcher Form ist diese Erlaubnis zu dokumentieren?
Idealerweise schriftlich. Je ungewöhnlicher die Nutzung‎, desto wichtiger ist die Dokumentation. Bei absolut üblicher und erwartbarer Aufnahme und Verwendung kann eine stillschweigende Einwilligung anzunehmen sein, zum Beispiel wenn der Abgebildete erkennbar für die Kamera posiert. Dennoch: Am besten und sichersten ist eine klar formulierte und unterzeichnete Papierfassung.

Inwiefern kann die Werkstatt die mit und über WhatsApp gewonnen Kundendaten für andere Zwecke einsetzen, beispielsweise für Werbung im Sinne einer gezielten Kundenansprache?
Der Zweck der Datenerhebung und anschließenden -nutzung muss dem Kunden unmissverständlich klar sein. Das heißt er muss in die werbliche Nutzung ausdrücklich einwilligen. Die Einwilligung sollte dokumentiert werden. Telefonanrufe können bei einem potentiellen Interesse des Kunden ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung erlaubt sein. Werbliche WhatsApp-Nachrichten bedürfen aber genauso wie E-Mails einer ausdrücklichen vorherigen Einwilligung des Kunden. Entweder kann das schon bei der Beauftragung erfolgen oder, wenn nur elektronisch kommuniziert wird, am besten nach dem sogenannten Double opt in-Verfahren. Das heißt, der Kunde bestätigt seine Einwilligung nach der Registrierung nochmals per WhatsApp-Nachricht beziehungsweise E-Mail. So können unerwünschte Anmeldungen durch Dritte ausgeschlossen werden.

Was hat eine Werkstatt beim Einsatz von WhatsApp außer den angesprochenen Aspekten noch zu beachten?
Es gelten die allgemeinen, vor allem wettbewerbsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Regeln, die je nach Anwendungsbereich sehr unterschiedlich sein können. Newsletter per WhatsApp brauchen ggf. ein Impressum.

Herr Dr. Wegner, vielen Dank.
Die Fragen stellte Ralf Lanzinger.