Exklusiv aus der Softwareschmiede

Bodi- Data hat gemeinsam mit Krafthand Medien ein Werkstatt-Managementsystem konzipiert: Werkstatt DMS 5. Das neue Programm erleichtert das tägliche Arbeiten und die softwaregestützte Steuerung der betrieblichen Abläufe. Zielgruppe sind insbesondere kleinere und mittelständische Kfz-Betriebe.

Der Funktionsumfang umfasst eine kostenlose Textverarbeitung namens Words – anstelle des ähnlich benannten, allerdings kostenpflichtigen Windows-Produkts Word. Mit der Software lässt sich das gesamte Tagesgeschäft der Kfz-Werkstatt abbilden, angefangen von der Terminvereinbarung über Werkstattaufträge, Angebote, Teilefindung bis zur Rechnungsstellung. Zudem lässt sich ein Rechnungsausgangsjournal nach Abschluss eines Tages oder Monats ausdrucken. Dieses Rechnungsausgangsjournal kann zudem an ein Buchhaltungsbüro oder an die Steuerkanzlei übergeben werden. Ebenfalls enthalten ist ein Modul zum Erstellen von Erinnerungen an Hauptuntersuchungen und Geburtstagsgrüßen.

Funktionen auf einen Blick

Die Software Werkstatt DMS 5.0 ist in den Varianten Basic und Professional erhältlich. Der Unterschied liegt in der Netzwerkfähigkeit, der DATEV-Schnittstelle und der Mehrplatzfähigkeit. Die Software wurde vom Hersteller Bodi-Data exklusiv für den Vertrieb durch Krafthand Medien entwickelt. Damit lässt sich ein Kfz-Betrieb komplett managen. Das Programm kreiert individuelles Briefpapier für den Druck oder E-Mail-Versand von Aufträgen und Rechnungen. Zudem gibt es Online-Updates zur Aktualisierung von Programmfunktionen. Updates von Bugfixes werden automatisch angeboten. Über größere Funktions-Updates wird der Kunde informiert.

Mehrere Arbeitsplätze greifen auf den gleichen Datenstand zu. Die Anzahl der gleichzeitig aktiven Arbeitsplätze kann über Arbeitsplatzlizenzen erweitert werden. Ist auf dem Arbeitsplatz bereits die Vorgängerversion installiert – das Werkstattsystem BOWES –, können daraus automatisch die Kunden- und Fahrzeugdaten importiert werden. Update- Kunden erhalten zudem 20 Prozent Rabatt auf Werkstatt DMS 5.0 . Erhältlich ist auch ein ausführliches Hilfedokument mit vielen Erklärungen und Screenshots. Zusätzlich gibt es eine Schnellstartanleitung. Die Anwendung ist so vorkonfiguriert, dass Einstellungen, Layout und Textvorlagen direkt in der Praxis verwendet werden können.

Schnittstellen

Wichtig zu erwähnen ist auch, dass die Software rund 20 Schnittstellen enthält für die Integration von Katalogsystemen zur Teilefindung, Arbeitsanweisungen, Schadenskalkulation und Kostenvoranschlägen. Folgende Schnittstellen erlauben eine Datenübernahme direkt in den Werkstattauftrag: Coparts, Esitronic, TecDoc, RepCoc, Saint-Gobain Autoglas, Europ Assistance, TKA, Centro Digital, Schwacke, Autoteile Gramkow, DAT, Heil und Sohn Teilefinder, Mattheis, Stahlgruber, WMETOS, webELEKAT, PV Kompass, Gt motive Estimate und Scania.

Terminvereinbarung

Termine können über einen Dialog erstellt und verändert werden. Kopieren, verschieben, löschen und kleinere Änderungen sind außerdem per drag & drop möglich. Es stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung: Tagesansicht, Wochenansicht, Monatsansicht, chronologische Ansicht sowie Agenda-Ansicht.

Auftragsübersicht

Eine tabellarische Übersicht aller Aufträge erlaubt eine schnelle Unterscheidung zwischen offenen Aufträgen, kürzlich erledigten Aufträgen und historisierten Aufträgen. Zudem gibt es eine intelligente Suchfunktion, welche zum Beispiel nach Wechsel des Kfz-Kennzeichens immer noch alte Aufträge unter Eingabe des neuen Kennzeichens findet. Zudem sind schnelle Auswertungen mit Export- und Druckmöglichkeiten direkt aus der Auftragssuche heraus möglich, zum Beispiel der Tagesumsatz der Werkstatt, der Kundenumsatz im vergangenen Jahr und die Anzahl der offenen Aufträge. Und es gibt eine breite Auswahl an Auftragsarten mit speziell angepasstem Drucklayout zum Beispiel für Werkstattauftrag, Kostenvoranschlag, Angebot, Rechnung, Gutschrift und Brief.

Artikel

Artikel können im Artikelstamm angelegt und mit Einkaufspreis, Verkaufspreis, Bezeichnung und vielen weiteren Informationen versehen werden. Sie können auch als Durchlaufartikel so angelegt werden, dass sie erst im Auftrag mit Bezeichnung und Preisen bestückt werden müssen. Zur korrekten Besteuerung lassen sich für einen Artikel ein Mehrwertsteuersatz und ein Austauschteil-Kennzeichen festlegen. Eine Auflistung zeigt alle Aufträge an, in welchen der Artikel aktuell reserviert ist. Zudem können für einen Artikel Bemerkungen hinterlegt und diese als wichtig markiert werden, sodass sie in jedem Auftrag sofort angezeigt werden, zum Beispiel Einkaufspreis vor jedem Verkauf prüfen .

Support

Auf der Website www.werkstatt-dms.de erhalten Kunden technischen Support. Es ist möglich, eine E-Mail an support@werkstatt-dms.de zu senden. Nach erfolgreicher Installation der Softwarelösung steht innerhalb des Programms ein Button Technischer Support“ für Anfragen zur Verfügung. Die Software ist vom Umtausch ausgeschlossen. Der Verkauf findet nur an Gewerbetreibende statt. Es gelten die aktuellen Lizenz- und Software-Service-Bedingungen sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Bodi-Data.

Ausblick

Das erste größere Update von Werkstatt DMS 5 ist für Januar 2018 geplant. Hinzu kommt dann: der Export von Daten aus dem Rechnungsausgangsjournal in das DATEV-Format zur Weitergabe an den Steuerberater. Ebenso wird ein Modul offene Posten für das Rechnungs- und Mahnwesen ergänzt. Ralf Lanzinger